Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels

Version 5.0 (14 novembre 2024)

Préambule

Vaillancourt Riou et Associés recueillent, utilisent, divulguent et conservent différents renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à la Loi sur le Barreau.

1. Application

La présente politique s’applique au site web de Vaillancourt Riou et Associés ainsi qu’à l’ensemble des informations confidentielles et personnels recueillies par cette même entité, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.

Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent Vaillancourt Riou et Associés, de même que son siège social.

La présente politique ne s’applique pas aux renseignements de nature publique, c’est-à-dire, connu du public et accessible par le public par tout moyen légal, puisque la loi ne vise pas ce type de renseignement.

2. Objectifs

Par la présente politique, Vaillancourt Riou et Associés a voulu décrire ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels à l’égard de ses clients actuels et futurs, des visiteurs de son site web (ci-après : « le site web ») et de ceux qui communiquent avec elle par différents moyens de communication (téléphone, Internet, télécopieur ou autres).

Cette politique vise à :

  • Protéger les renseignements personnels du public et de ces employés;
  • Guider le personnel sur les façons de faire de l’entreprise en regard aux traitements des renseignements personnels
  • Renseigner la clientèle et les fournisseurs sur nos pratiques de traitements des renseignements personnels.

3. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, comme son nom, son adresse, sa date de naissance, le numéro d’assurance sociale, etc.

Les renseignements personnels de nature sensible, comme des données médicales, intimes ou financières, le sont par le haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée qu’ils suscitent.

Nous traitons toute forme de renseignements personnels de la même façon, c’est-à-dire, avec le plus haut degré de confidentialité, sans discrimination quant à leur provenance ou leur sensibilité.

4. L’engagement de Vaillancourt Riou et Associés à l’égard de la confidentialité

Vaillancourt Riou et Associés se fait un devoir de respecter la vie privée et les renseignements personnels de ses clients, des visiteurs de son site Web et de tous ceux qui communiquent avec nous. À cet égard, Vaillancourt Riou et Associés s’engage à prendre tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle a en sa possession.

Plus particulièrement, Vaillancourt Riou et Associés s’engage à :

  • Former son personnel quant à la protection des renseignements personnels;
  • Évaluer les risques relatifs à la vie privés;
  • Mettre en place tout les moyens nécessaires à la protection des renseignements personnels;
  • Obtenir le consentement des personnes lorsque requis;
  • Lors d’incident de confidentialité, enregistrer l’incident, aviser, au besoin, les personnes concernées, enquêter sur les circonstances de l’incident et prendre les mesures nécessaires afin d’éviter un nouvel incident du même genre;
  • Répondre en temps opportun aux questions, demandes et plaintes relatives aux renseignements personnels et à leur protection.

5. Quels sont les renseignements personnels recueillis?

a. La collecte automatique

Il se peut que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Web, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne.

Nous pourrions, par exemple, connaître :

  • Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.  
  • Le type de navigateur web ou de système d’exploitation que vous utilisez;
  • Les pages que vous visitez;
  • Votre adresse IP;
  • La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages.

Ces renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier personnellement.

b. Renseignements collectés

Lorsque vous interagissez avec Vaillancourt Riou et Associés, il vous arrivera de nous transmettre des renseignements personnels, notamment par l’entremise d’un formulaire papier, par courriel, par télécopieur, par vidéoconférence ou par l’entremise de différentes plateformes infonuagiques telles que OneDrive. Voici une liste des renseignements personnels qui pourrait être recueuillis, selon les besoins de votre dossier :

Clients
  • Vos renseignements d’identitaire : nom, prénom, date de naissance, sexe, langue parlée;
  • Vos coordonnés : adresse, courriel, numéros de téléphone;
  • Renseignements de nature médicale : dossier médical, dossier CNESST;
  • Renseignements de nature financière : salaire, revenus annuels, hypothécaire, crédit, successoral, bancaire;
  • Renseignements de nature scolaire : bulletin scolaire, dossier scolaire;
  • Renseignements de nature judiciaire : dossier criminel, dossier pénal;
  • Renseignement contenus sur des supports technologiques : échange de courriels, échange de textos, photographies, vidéo, audio;
  • Renseignements de nature familial ou social : situation familiale, rapport psychosocial, information successorale,
  • Autres : Dossier de conduite (SAAQ), numéro de permis de conduire, numéro d’assurance-maladie, numéro d’assurance sociale;
  • Toute information contenue sur vos documents confidentiels de toutes natures;
  • Vos informations de carte de crédit
    • Prenez note qu’il est possible pour nos clients d’effectuer le paiement d’une facture par carte de crédit, soit en personne ou par téléphone (il est déconseillé de transmettre de telles informations par écrit). Dans ce cas, ces informations ne seront recueillies que temporairement, le temps de procéder à la transaction. Ils sont détruits dès la transaction terminée et approuvée.
Recrutement

Lorsque vous postulez un emploi chez Vaillancourt Riou et Associés, nous vous demanderons uniquement les renseignements nécessaires au traitement de votre candidature (ex. : vos coordonnées et votre curriculum vitae) et nous conserverons vos renseignements jusqu’à la fin du processus d’embauche, suite de quoi, ceux-ci seront détruits.

Les renseignements fournis par les personnes convoquées en entrevue sont conservés pendant un maximum de trois (3) ans suivant la fin du processus d’embauche. L’accès à ceux-ci est réservé à la direction de Vaillancourt Riou et Associés.

Mineurs

Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Toutefois, lorsque requis par la nature d’un mandat, nous receuillons certains renseignements personnels de personnes de moins de 14 ans : nom, prénom, âge, date de naissance, sexe, école ou garderie fréquentée.

c. Médias sociaux et messagerie instantanée

Quoique nous préférions éviter ce type de moyen de communication pour des questions de sécurité informatique et de confidentialité, il se peut que nous ayons à échanger avec vous par l’entremise de médias sociaux tels que Facebook ou LinkedIn, d’applications de messagerie instantanée telles que Facebook Messenger ou autres ou par l’entremise de messages texte (SMS). Le cas échéant, nous traiterons vos informations personnelles avec la même diligence que par tout autre moyen de communication. Sachez cependant que nous ne sommes pas responsables de l’utilisation qui pourrait être faite de vos informations personnelles par les tiers propriétaires de ces plateformes.

6. Comment collectons nous les renseignements personnels?

Nous utilisons les moyens standards pour ce faire : discussion en personne ou via une plate-forme de vidéoconférence, par prise de note papier et sur formulaire, par téléphone, par courriel, par télécopieur. Aucune donnée personnelle n’est collectée par notre site web.

7. Comment sont utilisés les renseignements personnels?

Les renseignements collectés, dans la conformité de la loi, servent à :

  • L’ouverture des dossiers;
  • Communiquer avec le client;
  • La facturation;
  • Des fins de statistiques à l’interne;
  • La préparation de reçu pour fins fiscales;
  • La production de documents de nature juridique;
  • La production de formulaire;
  • Communiquer avec d’autres avocats;
  • Communiquer avec les autorités gouvernementales;
  • Communiquer avec les tribunaux;
  • Toute autre utilisation pertinente à notre mandat.

8. Divulgation et partage des renseignements personnels

Les renseignements personnels en notre possession ne seront jamais divulgués à des tiers sans votre consentement exprès préalable, sauf en cas d’ordonnance d’un tribunal, d’une obligation légale, ou en conformité avec la loi.

De plus, votre consentement n’est pas nécessaire lorsque nous utilisons vos renseignements personnels dans le cadre de l’exercice du mandat qui nous a été remis, pour la conclusion d’une transaction commerciale, pour la prestation des services que vous nous avez demandés, ou quand leur utilisation est manifestement pour votre bénéfice.

9. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire et conformément à nos obligations légales. En effet, le Barreau du Québec nous oblige à archiver nos dossiers pendant 7 ans suivant la fermeture de ceux-ci. Un dossier est effectivement fermé le lendemain de la date de la dernière intervention au dossier. Les données sont conservées à la fois sur support papier et sur support numérique.

Par ailleurs, tous les renseignements personnels numériques que nous conservons le sont sur des serveurs infonuagiques sécurisés et qui sont gérés par un tiers, en l’occurrence l’entreprise JurisConcept. Le système de sécurité de JurisConcept est accrédité par l’organisme Infrastructure Juridique Privée Québec, laquelle assure la conformité avec les exigences du Barreau du Québec.

Nous gardons aussi des données archivées sur un serveur local dans nos bureaux. Ce serveur ainsi que l’ensemble de notre réseau local est protégé par des mots de passe, un pare-feu moderne et à jour et un logiciel antivirus à jour. Des copies de sûretés sont faites quotidiennement sur un système infonuagique tiers dont la connexion à notre serveur est sécurisée. Les données stockées sur ce service sont protégées par mot de passe et chiffrées. Physiquement, l’accès à notre serveur est protégé par serrure et système d’alarme lorsque le personnel est absent.

Finalement, nous utilisons aussi la plateforme OneDrive de Microsoft pour le partage de données numériques avec nos clients, les tribunaux et les parties adverses, selon nos mandats ou lorsqu’un tel partage d’informations est requis par la loi ou par une ordonnance de la cour. Ce service est sécurisé par Microsoft et les données sont chiffrées tant lors de leur transmission que pendant leur stockage.

Par ailleurs, le seul produit ou service technologique que nous offrons au public est notre site web. Celui-ci ne recueille aucun renseignemen personnel et assure donc, par défaut, le plus haut niveau de confidentialité possible.

Quant aux services de partage de données, nous utilisons OneDrive de Microsoft. Cette plateforme est chiffrée de bout en bout et nous n’y partageons des informations qu’avec des personnes spécifiques qui sont les seules à y avoir accès. Cet accès est protégé par mot de passe unique généré par Microsoft. Il s’agit ici du plus haut niveau de confidentialité possible sur cette plateforme.

10. Destruction des renseignements personnels

À compter du 22 septembre 2023, la loi nous oblige à détruire les renseignements personnels lorsque les fins auxquelles ils ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi. Le Barreau nous oblige à conserver vos renseignements personnels et vos dossiers pendant au moins 7 ans après la fermeture d’un dossier, après quoi ils seront potentiellement détruits. La fermeture d’un dossier est en vigueur le lendemain de la dernière intervention au dossier.

Après la période de 7 ans, les dossiers sont considérés comme « à détruire » et ceux-ci le sont périodiquement.

Cependant, tous les documents originaux sont remis au client, mais une copie des documents sera conservée à son dossier. Aucun document original (contrat, bail, jugement, entente, convention, documents personnels) n’est détruit lors de la destruction des dossiers. Ceux-ci sont conservés dans nos archives s’ils ne sont pas réclamés.

Les renseignements personnels de nos clients sont conservés aussi longtemps que nous le jugeons pertinent au-delà du délai de 7 ans imposé par le Barreau. La raison en est qu’il est possible que des clients reviennent après plusieurs années avec un nouveau mandat ou pour rouvrir un ancien dossier.

Les dossiers et les renseignements personnels numériques sont conservés et détruits selon la même politique.

11. Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

Tout au long de votre relation avec nous et en conformité avec la loi, vous avez le droit de connaitre :

  • Les fins de la collecte de données;
  • Les moyens utilisés pour la collecte;
  • Vos droits d’accès et de rectification de ces données :
    • Nos clients ont toujours le droit de consulter leurs données personnelles ainsi que de demander que celles-ci soient rectifiées.
  • Leur droit de retirer leur consentement à notre collecte de données :
    • En tout temps, nos clients ont le droit de retirer leur consentement à notre collecte de données.
  • Au besoin, nous informons nos clients :
    • Du nom du tiers ou des catégories de tiers pour qui la collecte est faite :
      • Par exemple : un notaire, un comptable, un expert…
    • Du nom des tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements;
    • De la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.
  • Sur demande de nos clients, nous les informons aussi :
    • Des renseignements personnels recueillis auprès d’elle;
    • Des catégories de personnes qui ont accès à ces renseignements au sein de l’organisation :
      • Tout notre personnel a accès à l’ensemble des renseignements personnels de nos clients;
    • De la durée de conservation de ces renseignements :
    • Des coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels :

Droit à la portabilité

Sur demande de la personne concernée, nous lui transmettrons l’ensemble des informations la concernant en notre possession dans un format technologique structuré et couramment utilisé, soit à celle-ci, soit à un tiers autorisé par la loi.

Droit à la désindexation

Par ailleurs, toute personne peut demander que ses renseignements personnels ne soient plus diffusés ou que tout hyperlien rattaché à de tels renseignements soit désindexé. À cet effet, Vaillancourt Riou et Associés ne diffuse aucun renseignement personnel.

Évaluation des risques

Aussi, conformément à la loi, avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera effectuée, c’est-à-dire une évaluation des risques pour vos données.

Processus de deuil

De plus, la loi nous autorise, à compter du 22 septembre 2023, à communiquer un renseignement personnel concernant une personne décédée à son conjoint ou à l’un de ses proches parents si ce renseignement est susceptible d’aider cette personne dans son processus de deuil, à moins que la personne décédée n’ait consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès.

Traitement automatisé de renseignements personnels

Nous ne faisons appel à aucun système de traitement automatisé de renseignements personnels et donc aucune décision n’est fondée sur un tel système et nous n’utilisons aucune technologie pour identifier, localiser ou effectuer du profilage.

Droit des mineurs

Finalement, les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne peuvent plus être recueillis auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte sera manifestement au bénéfice de ce mineur. À ce sujet, référez-vous à la section 5 b ci-haut.

12. Utilisation de témoins (cookies)

Notre site web n’installe ni n’utilise aucune témoin. Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaître chaque fois que vous visitez le site Web. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.

13. Liens externes

Les liens présents sur notre site Web peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés par l’une ou l’autre des façons mentionnées à cette politique. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites web accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.

Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ces tiers avant de leur communiquer des renseignements personnels. Toutefois, nous attachons une grande importance à l’intégrité de notre site Web et nous sommes ouverts à vos commentaires sur les sites externes qui y sont liés.

14. Modification de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter le site Web de Vaillancourt Riou et Associés afin d’y vérifier les changements.

Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.

15. Questions, demandes, commentaires et plaintes

Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante : Vaillancourt Riou et Associés, 2202, rue King Ouest, Sherbrooke, Québec, J1J 2E8, à l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, monsieur Karl Bourassa, ou par courriel.

Nous nous engageons à vous répondre dans les 30 jours suivant votre requête afin d’évaluer les impacts et de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à votre question, requête ou commentaire.

Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https:/www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/.

Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord le responsable de la protection des renseignements personnels de Vaillancourt Riou et Associés.

16. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

M. Karl Bourassa

Parajuriste, archiviste et technicien en informatique
Téléphone : 819 348-2202 poste 313
Courriel : kbourassa@vaillancourtriou.com